Un programa de gestión es un software cuya finalidad es aportar la mayor eficiencia a todos los procesos de tu empresa. Este sistema se centra en la organización de los recursos de tu negocio y en conseguir un óptimo uso de ellos. Estos programas son denominados ERP, siglas que hacen referencia al término Enterprise Resource Planning, que en español sería Planificación de Recursos Empresariales.
Características de los programas de gestión
Los programas de gestión nos ofrecen la posibilidad de automatizar todas las operaciones de nuestra empresa. Así, todos los resultados y datos se encuentran en un mismo sistema almacenados, pese a tratarse de procedimientos diferentes o de departamentos distintos. Algunas de las actividades que los ERP gestionan y controlan son: recursos humanos, estado financiero, marketing, logística o ventas y compras, entre otros.
Algunos softwares poseen la opción de almacenar los datos y resultados en la nube (en Cloud). De esta forma, toda la información se almacena en la nube, por lo que no se depende de los propios servidores locales de la empresa. Estas características suponen ventajas competitivas respecto a otros programas.
También pueden ofrecerse en formato SaaS (pago por uso), sistema por el que no se adquiere la propiedad del software sino que se retribuye su uso. En estos formatos el usuario siempre suele disponer de la última versión disponible del software.
A partir de la gestión de las actividades económicas de la empresa, los datos y resultados son guardados y filtrados y se elimina toda información que esté repetida o duplicada. Todo este control de los procesos de la empresa es trasladado al sistema desde una única fuente fiable.
La importancia de la gestión empresarial en las empresas
El papel de los programas de gestión empresarial posee una gran importancia en la organización de las empresas de la gran mayoría de sectores, sin importar el tamaño o su actividad. Estos sistemas simplifican todos los procesos de organización de cada negocio, asegurando una clara eficiencia y rentabilidad.
Podríamos decir que todo programa de gestión trabaja con una base de datos que incluye las operaciones, recursos y resultados de todas las operaciones y actividades de cada empresa. Esta clasificación y selección de la información permite un acceso más sencillo a ella y que se distribuya entre departamentos y trabajadores con una mayor facilidad.
Los pilares base de un programa de gestión
Existen 4 ámbitos fundamentales que todo programa de gestión debe tener en cuenta para asegurar el éxito.
Planificación
La planificación es una tarea obligatoria para el desarrollo de toda actividad y proceso de una empresa. De esta forma podemos establecer objetivos y metas, tanto a corto como a largo o medio plazo, y las estrategias que vamos a seguir para llegar a estas.
Organización
El reparto y la metodología de las actividades que va a realizar la empresa también resulta de gran importancia para el futuro éxito de nuestro negocio.
Dirección
La dirección es el papel de liderar y orientar los diferentes grupos de trabajo de una empresa. Por eso es muy importante saber en todo momento qué actividades están realizando y cómo.
Control
El control busca el conocimiento de las ventajas y fallos de nuestra empresa, y el poder de gestión de toda situación para así tener a nuestra disposición todas las opciones, acciones y soluciones posibles ante cualquier condición o adversidad.
¿Por qué utilizar un programa de gestión?
Las ventajas y beneficios de un software ERP son las siguientes:
- Planificación de los recursos: Es el tema principal y el motor de todo programa de gestión.
- Nóminas y simulaciones: Podemos hacer un cálculo y análisis predictivo de los contratos de nuestro negocio de forma previa a través de la opción de simulación de nómina. Esto también nos da la posibilidad de calcular posibles escenarios y de esta forma anticiparnos a ellos.
- Calidad – ISO: El programa garantiza un sistema que obliga al cumplimiento de normativas ISO u otras normas internas de la propia compañía.
- Resultados y Rentabilidad del Negocio: Toda la información obtenida de los diferentes procedimientos del programa de gestión es accesible para los usuarios y se permite su publicación para que así los propios clientes puedan acceder a ellos y asegurar la transparencia de la empresa.
- Control de las Operaciones: Módulos de operaciones como el de Cuadrantes, que gestiona los fichajes y los horarios de los trabajadores y colaboradores.
- Finanzas: Accede a toda la información sobre la contabilidad, pagos, activos e impuestos de tu negocio de forma fácil y accesible.
- CRM: Gestión de las relaciones con clientes, desde citas y contactos, hasta presupuestos, campañas y workflow.
Programa de gestión de Freematica: ERP e-Satellite®
Los nuevos programas de organización y gestión empresarial permiten una mejor legibilidad de los datos y resultados mostrados. Los antiguos sistemas de control y cálculo financiero para empresas no estaban pensados en una lectura ágil, por lo que su comprensión era más compleja.
Ahora los sistemas ERP no sólo se centran en las posibilidades y funcionalidades básicas, si no en la completa necesidad de quienes acuden a estos programas. Por ello, no sólo su uso es sencillo, también debe serlo su instalación y acceso. En Freematica te ofrecemos ayuda y asesoría siempre que lo necesites, para que así disfrutes y pruebes los beneficios que nuestro software, e-Satellite®, puede aportar a tu negocio.
¿Qué sectores son los que más suelen emplear programas de gestión?
Toda empresa, independientemente de su actividad o tamaño se verá beneficiada por el uso de los nuevos sistemas ERP. Pero, debido a condiciones propias, suelen haber determinados sectores que tienden más al uso de estos programas en búsqueda de la optimización de sus recursos.
- Empresas del sector financiero: Estas buscan en el ERP un aumento de la rentabilidad, búsqueda de errores, filtrado de resultados y garantía del cumplimiento de normativas.
- Empresas de la fabricación: Un buen programa de gestión permite la aceleración de la producción y la supervisión, programación y optimización de la entrega de productos.
- Las empresas de servicios también recurren a estos sistemas debido a la facilidad de gestión de los empleados y sus tareas productivas, el tiempo de ejecución, los recursos…
- Departamentos de recursos humanos. De esta forma se soluciona el problema de la alta movilidad de empleados y se garantiza una administración centrada en saber utilizar el talento y las herramientas que disponen.
Los programas de gestión permiten satisfacer todas las necesidades de gestión y administración de cualquier empresa. Muchos negocios ahorran tiempo y dinero gracias a estos sistemas organizativos. Descubre todas las ventajas que te puede aportar el programa de gestión de Freematica, e-Satellite®. ¡Contacta con nosotros!