Actualmente, automatizar la planificación de horarios y cuadrantes mediante un software de gestión de cuadrantes y turnos resulta imprescindible para poder gestionar y organizar la rotación de personal de una empresa. 

Mediante el uso de un software de gestión de turnos conseguimos optimizar los recursos humanos disponibles de una empresa y conseguimos mejorar la organización de cuadrantes de horarios que, a su vez, enriquece la relación de los empleados, entre muchos otros factores.

¿En qué consiste un software de gestión de turnos de trabajo?

Un software de gestión de turnos de cuadrantes y turnos se utiliza para configurar los turnos rotativos y el cuadrante de horarios de los empleados de una compañía, ya sea una pyme o una gran empresa. Este sistema permite llevar un control total sobre la plantilla (disponibilidad, bajas de última hora, peticiones de cambios, vacaciones etc).

Con este tipo de softwares conseguimos centralizar todos los datos relacionados con horarios y jornadas de los empleados en una misma base de datos que se actualiza con cada consulta o modificación.

Gracias al software de gestión de turnos podemos administrar los horarios y la rotación de los empleados de forma integrada y automática, además de registrar la actividad de cada empleado, las retribuciones variables según convenio y las horas extras realizadas en cada cuadrante. De esta manera podremos planificar la rotación de los empleados con mayor eficacia y adelantándonos a las necesidades de la empresa.  

Automatización de los cuadrantes

Uno de los principales beneficios de contar con un software de gestión de turnos y cuadrantes es la automatización de procesos y el aumento de su eficiencia. Con esta tecnología conseguimos simplificar y automatizar la planificación de horarios para obtener más tiempo y dinero, independientemente del volumen de la empresa.

Desde peticiones personales y bajas de última hora hasta calendarios laborales actualizables, conciliación o disponibilidades… ¡Las opciones para el gerente o responsable de Recursos Humanos son infinitas! De esta manera, el tiempo y esfuerzo malgastado en realizar hojas de cálculo se reduce considerablemente y aumenta la productividad de la empresa en general. 

Funciones de un software de gestión de cuadrantes

Las principales funciones del software que gestiona cuadrantes y turnos son las siguientes: 

• Determina las horas diarias, semanales o secuenciales y mensuales que debe realizar cada empleado.
• Planifica de forma automática los turnos de trabajo con precisión y en función de la disponibilidad.
• Modifica y reorganiza el cuadrante de horarios con las incidencias que podrían presentarse.
• Controla en todo momento las bajas laborales, tiempos de descanso, fichajes, vacaciones y retrasos.
• Supervisa el cumplimiento de las normas de entrada y salida de la compañía.
• Permite que los trabajadores comprueben sus turnos gracias a un Portal del empleado.
• Emite notificaciones con las solicitudes de cambios de turnos de los trabajadores para que, así, los responsables de Recursos Humanos puedan aprobarlas o denegarlas.
• Permite localizar personal libre y disponible para cubrir turnos sin asignación de persona.
• Permite el proceso de facturación de las horas realizadas que deban ser a cargo del cliente.

Ventajas y beneficios

Como hemos dicho, contar con este tipo de softwares aporta unas ventajas y beneficios a la empresa:

1. Potenciar el rendimiento de los trabajadores.
2. Mejorar la competitividad del negocio.
3. Automatizar procesos de control de turnos.
4. Optimizar la gestión de los recursos humanos de la empresa de forma sencilla.
5. Incrementar la productividad y rentabilidad de la empresa.
6. Obtener información acerca de las horas reales de trabajo de forma individualizada.
7. Almacenar y consultar el historial de cuadrantes en todo momento. 

La importancia de conocer las necesidades de cada negocio y sector

Una gestión de turnos mal organizada y con cuadrantes de horarios poco equilibrados, puede afectar directamente al rendimiento y beneficios de la empresa y sus empleados. Por ello, es esencial conocer el negocio de nuestra empresa y su sector.

Por ejemplo, si la jornada es a turnos, continua, o partida, contar con horarios y cuadrantes de trabajo que estén organizados por un software es fundamental para que la empresa obtenga mejor rendimiento y no sobrecargar a la plantilla con rotaciones imposibles u horas extras. 

A la hora de instalar el sistema, debemos saber que estos softwares pueden encontrarse como programas específicos, ya sea en una modalidad en la nube (SaaS) o como módulos de una solución más completa de un software de Recursos Humanos.

Freematica, tu software de gestión de cuadrantes y turnos

Freematica cuenta con un software que gestiona la actividad productiva de una compañía. Mediante un módulo de cuadrantes, planillas y pase de lista, consigue una planificación, gestión y control de cuadrantes y turnos esencial para cualquier empresa.

En Freematica dispondremos del control de Movilidad e-Movifree® (control de presencia) para la gestión de todos los fichajes recibidos por distintos sistemas, con motor de Control de planificación y alertas en casos de incumplimiento de previsiones. Éste integra distintas herramientas:

• Freefy PEGASUS: es una solución para el control de marcajes en servicios, control de rondas y recorridos, incidencias y geoposición en tiempo real. Freematica pone a disposición un acceso a plataforma web (portal) para poder consultar los datos de cumplimiento en tiempo real.
• Freefy KAIRÓS: aplicación multiplataforma de registro horario. 
• e-Movifree CCR: centralita virtual receptora de llamadas para el control de presencia desde teléfonos del cliente. 
• Freefy CHRONOS: control de fichajes de entrada y salida en sede.
• Integración API: integración con otros dispositivos biométricos y/o tarjetas de acceso.