Controlar la rentabilidad real de tus contratos y servicios en tiempo real no es solo una ventaja competitiva, es una necesidad para garantizar la supervivencia y escalabilidad de tu empresa. En sectores intensivos en personal como limpieza, seguridad, servicios, mantenimiento o ETT, cada desajuste puede suponer una pérdida de margen significativa. Y lo peor: muchas veces no te das cuenta hasta que ya es demasiado tarde.
Te explicamos cómo conseguir una visión completa y precisa de tus servicios, eliminando los puntos ciegos de tu operación y permitiéndote actuar sobre datos reales y actualizados al momento. Ya no se trata de mirar atrás, sino de tomar decisiones ahora.
¿Qué es realmente la rentabilidad real?
La rentabilidad real es aquella que contempla todos los costes asociados a la prestación del servicio, incluyendo elementos que muchas veces se ignoran en los análisis tradicionales: tiempos improductivos, absentismo, antigüedades, desplazamientos, tareas no presupuestadas, horas extraordinarias no facturadas, etc. Es decir, no basta con restar gastos generales a los ingresos de cada contrato. Para saber si un contrato es verdaderamente rentable necesitas datos vivos, detallados y actualizados.
Además, debe permitir responder a preguntas clave como:
- ¿Este contrato o servicio sigue siendo rentable después de cubrir ausencias?
- ¿Estoy cobrando al cliente por todo el servicio realmente prestado?
- ¿Mis operarios están sobrecargados o infrautilizados?
- ¿Qué impacto tendrá un cambio de turnos o personal en el margen operativo?
Digitalización inteligente: el primer paso hacia el control real
Uno de los errores más comunes en muchas empresas es pensar que digitalizar es simplemente sustituir papel por Excel. Pero digitalizar correctamente implica capturar datos relevantes desde el punto de ejecución, procesarlos automáticamente y transformarlos en indicadores útiles para la toma de decisiones.
Por ejemplo, los partes de trabajo digitales permiten registrar en tiempo real qué tarea se ha realizado, durante cuánto tiempo, por quién, en qué lugar y si ha habido alguna incidencia o desplazamiento. Esta información, recogida desde el móvil del operario, puede integrarse directamente con la planificación de cuadrantes, el control de ausencias, los costes laborales y la facturación.
En Freematica, soluciones como e-Movifree facilitan esta recolección de datos incluso sin conexión a internet, asegurando la continuidad operativa.
Unifica la información: una sola fuente, múltiples decisiones
Tener datos es útil, pero tenerlos dispersos en múltiples sistemas, hojas de cálculo o correos, no. Para lograr una visión real de la rentabilidad, necesitas una plataforma centralizada que conecte todas las áreas de tu operación: recursos humanos, planificación, costes, facturación y productividad.
Gracias a esta integración, puedes ver en un mismo lugar:
- El presupuesto del contrato
- Las horas reales imputadas
- Los costes laborales generados
- Las tareas realizadas por cada empleado
- Las incidencias que impactaron el servicio
Las soluciones ERP e-Satellite® de Freematica consolida esta información en tiempo real, detectando desviaciones de forma automática y enviando alertas personalizadas.
Monitorea en tiempo real, no en retrospectiva
Muchas decisiones críticas se toman cuando ya no hay margen de maniobra. Por eso es clave implementar paneles de control que actualicen los indicadores clave cada día. Así, el responsable de operaciones puede anticiparse a pérdidas, reforzar equipos, reorganizar turnos o renegociar condiciones con el cliente.
Entre las métricas más importantes destacan:
- Margen bruto actualizado por contrato o servicio (Facturacion VS Nomina)
- Rentabilidad por cliente y centro de trabajo
- Horas previstas vs horas ejecutadas
- Coste hora real del personal asignado
- Tiempo improductivo acumulado
- Porcentaje de incidencias no facturadas
Además, puedes incluir simulaciones: ¿qué pasa si cubro esta ausencia con otro operario?, ¿y si aumento las tareas sin aumentar el personal?, ¿cuánto bajará el margen si absorbo el coste del desplazamiento?
Dónde se escapa la rentabilidad y cómo evitarlo
Muchos contratos que parecen estables esconden fugas de rentabilidad constantes. Algunas de las más comunes:
- Horas no autorizadas ni facturadas
- Ausencias cubiertas con sobrecoste
- Desplazamientos frecuentes que no se imputan
- Personal infrautilizado durante turnos mal planificados
- Servicios adicionales que no se documentan ni se cobran
Estas situaciones pueden pasar inadvertidas si se depende únicamente de informes mensuales. Sin embargo, si controlas estas variables en tiempo real, puedes actuar antes de que afecten a tus resultados.
Automatización y alertas: tu equipo siempre informado
Una de las grandes ventajas de trabajar con sistemas especializados como los de Freematica es que no necesitas estar revisando informes constantemente. Puedes configurar alertas automáticas para que te avisen cuando se cumpla una condición crítica:
- Cuando un contrato o servicio pasa está por debajo del margen establecido
- Si hay más de X ausencias en un periodo determinado
- Si un centro acumula más de X horas de exceso
- Cuando el coste laboral supera lo presupuestado
Estas notificaciones pueden enviarse por email o visualizarse en dashboards personalizados, adaptados a cada rol: dirección, jefes de zona, supervisors, responsables de RRHH, etc.
Beneficios directos de controlar tu rentabilidad en tiempo real
- Decisiones rápidas y fundamentadas
- Reducción de costes operativos ocultos
- Facturación más ajustada a lo ejecutado
- Clientes más satisfechos por control de calidad
- Mejora de la productividad de los equipos
- Mayor capacidad de negociación y escalabilidad
La rentabilidad se controla, no se estima
La rentabilidad real de tus contratos no debe ser una suposición basada en datos atrasados, sino una certeza basada en información viva. En Freematica, ayudamos a empresas de servicios a convertir el caos operativo en claridad financiera, con soluciones diseñadas para anticiparse, adaptarse y mejorar continuamente.
Si quieres ver cómo puedes aplicar este enfoque en tu empresa, solicita una demo personalizada. Te mostramos en tiempo real cómo puedes empezar a controlar lo que realmente importa: tus márgenes.
Preguntas frecuentes sobre cómo controlar la rentabilidad real de tus servicios y contratos en tiempo real
1. ¿Qué habilidades debe tener el equipo para aprovechar al máximo un sistema de control de rentabilidad en tiempo real?
Para sacar el máximo partido a una herramienta de control de rentabilidad en tiempo real, el equipo debe desarrollar competencias en lectura e interpretación de datos operativos, manejo básico de herramientas digitales (móviles o apps), y capacidad para reaccionar ante alertas y desviaciones. La formación continua y la colaboración entre departamentos (operaciones, RRHH, finanzas) también son claves para convertir la información en acciones concretas.
2. ¿Cuáles son los errores más frecuentes al implementar herramientas de rentabilidad en empresas de servicios?
Uno de los errores más comunes es implementar la herramienta sin adaptar los procesos internos, lo que genera resistencia al cambio. También se subestima la importancia de la integración entre sistemas (como RRHH, planificación y facturación) o se limita el uso solo al personal de oficina, dejando fuera al personal operativo. Otro fallo habitual es no configurar correctamente las alertas o no revisar la información de forma periódica para ajustar decisiones.
3. ¿Cómo puede la información en tiempo real mejorar la experiencia del cliente final?
Disponer de datos actualizados permite reaccionar rápidamente ante incidencias, replanificar servicios de forma eficiente y garantizar que se cumple lo pactado con el cliente. Esto no solo evita fallos en la ejecución, sino que genera confianza y mejora la percepción de calidad. Además, posibilita una comunicación más transparente, con informes detallados que justifican cada acción y refuerzan la relación comercial.