Los sistemas de gestión de horarios de trabajo son herramientas imprescindibles para cualquier empresa que quiera mantener un control preciso y eficiente sobre la asignación de tareas y la asistencia de sus empleados. En los últimos años, la tendencia ha sido el uso de soluciones de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés), que ofrecen numerosas ventajas en comparación con las opciones tradicionales.
Las empresas que tienen que gestionar un amplio número de empleados que trabajen por turnos a menudo se encuentran con una serie de problemáticas de difícil solución y que pueden llevar a toda una serie de errores.
Los equipos de finanzas y recursos humanos necesitan poder mantener un control total y libre de errores sobre esta gestión, sin que su tiempo se consuma principalmente en estas tareas por trabajar sobre una infraestructura que no proporciona la necesaria flexibilidad y automatización.
En Freematica hemos desarrollado un sistema de gestión de cuadrante de turnos de trabajo que permite automatizar la planificación de los horarios, para que las empresas puedan maximizar su eficiencia y rentabilidad a la hora de organizar las rotaciones de su personal.
Nuestro software de gestión de cuadrantes y turnos e-Satellite® reúne una serie de funcionalidades totalmente configurables, que permiten solucionar cualquier incidencia que pueda surgir en la gestión de los horarios, de manera rápida y sin por esto perder el control absoluto sobre cada faceta implicada en esta fundamental gestión.
Antes de continuar, es buena idea aclarar qué es un cuadrante de trabajo.
QUÉ ES UN CUADRANTE DE TURNOS
Se trata de un sistema de gestión de horarios y turnos de los empleados, en el que se muestran (normalmente en una tabla) a los trabajadores sus turnos a lo largo de un periodo de tiempo específico (normalmente semanalmente, aunque también pueden darse casos de cuadrantes mensuales o con una cadencia temporal incluso más amplia).
Este sistema de gestión de los horarios debe de ser flexible y permitir el control, para que tanto el trabajador así como los departamentos involucrados (nóminas, recursos humanos, finanzas, etc.) tengan acceso a la información necesaria.
Los cuadrantes deben de tener en cuenta muchas variables (horas extras, horas con pluses, días de descanso, vacaciones) y es necesario que se pueda actualizar con la máxima rapidez, de manera que no se puedan comunicar los cambios a las partes interesadas con la suficiente antelación.
Todo esto, en empresas de grandes dimensiones con una plantilla de centenares o miles de empleados trabajando por turnos, puede convertirse en una pesadilla, además de una fuente de problemas si el sistema de control no es óptimo.
A continuación indicamos algunas de las principales ventajas de automatizar la gestión de turnos con una solución software SaaS como e-Satellite® de Freematica.
ACCESIBILIDAD
En primer lugar, una solución SaaS es mucho más fácil de implementar y utilizar. Al contrario de un software instalado localmente, que requiere un equipo informático potente y una configuración compleja, una solución SaaS se accede a través de internet y se utiliza desde cualquier dispositivo conectado. Esto significa que los empleados pueden acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita enormemente la gestión de sus tareas y horarios.
La posibilidad de tener en cualquier momento una visión completa y en tiempo real de todo lo relacionado con la gestión de los turnos, es algo que proporciona una extraordinaria facilidad de acceso a la información.
Además e-Satellite® de Freematica permite conectarse a otros módulos, aplicaciones o portales, para proporcionar en todo momento la información a empleados, clientes, proveedores o a los distintos departamentos involucrados en la gestión de los horarios (y todo lo que esto implica a diferentes niveles).
FLEXIBILIDAD Y ESCALABILIDAD
Una solución SaaS es mucho más flexible y escalable que otros modelos de software tradicionales que operan en local. Al estar alojada en la nube, la capacidad del sistema puede aumentarse o disminuirse fácilmente en función de las necesidades de la empresa. Esto es especialmente útil para las empresas que experimentan cambios frecuentes en su plantilla, ya que no es necesario comprar nuevo hardware o software cada vez que se contrata o despide a un empleado.
e-Satellite® se ajusta a las dimensiones de las empresas, permitiendo en todo momento que la estructura crezca o se reduzca, para que sea siempre perfectamente dimensionada a las necesidades actuales.
AMPLIA GAMA DE FUNCIONALIDADES
Por otra parte, una solución SaaS suele contar con una amplia gama de funcionalidades y herramientas que facilitan la gestión de horarios. Por ejemplo, muchos sistemas permiten la creación de turnos personalizados y la asignación automática de tareas en función de las habilidades y disponibilidad de cada empleado. También suelen incluir funciones de seguimiento y control.
El módulo de cuadrantes cuenta con una larga lista de funcionalidades que sería imposible resumir aquí. Indicamos a continuación algunas de las principales ventajas que ofrece y las configuraciones disponibles:
- Control total sobre turnos dobles y horas extras, así como de vacaciones, descansos, festivos, horarios nocturnos y mucho más
- Firma digital de documentación
- Integración con web, apps y APIs
- Integración y automatización con otros módulos (facturación, nóminas, etc.)
MAYOR EFICIENCIA Y RENTABILIDAD
Finalmente, otra gran ventaja de un sistema SaaS como e-Satellite® es la maximización de la rentabilidad que la planificación y automatización de horarios y cuadrantes proporciona a las empresas.
Mejorar la eficiencia de estos procesos, poder anticipar y resolver cualquier tipo de incidencia que surja de manera rápida, poder compartir la información entre departamentos y automatizar un gran número de tareas permite reducir los costes para la gestión, así como los errores y por ende, optimizar la rentabilidad de los procesos.
La eficiencia también se refleja en la eliminación total de los posibles errores humanos que se podrían dar al gestionar un cuadrante de trabajo con una hoja de cálculo, como podría ser Excel o Google Spreadsheet.
Usar estas soluciones en lugar de un software como e-Satellite®, expone a las empresas a varias desventajas, las mayores y más evidentes de las cuales son:
- El uso de una hoja de cálculo (a pesar de poder contar con fórmulas) requiere una inversión de tiempo notable, ya que cada vez que ocurre un cambio será necesario rellenar las celdas con los valores actualizados
- Además siempre cabe la posibilidad de teclear un valor incorrecto, lo que podría desvirtuar toda la información de la hoja y haría luego muy complejo el proceso para identificar el fallo. El error humano se elimina al usar una solución software como e-Satellite®.
Capacidad de control total sobre los turnos, ahorro de tiempo en la gestión, actualización de datos en tiempo real para todos los que interactúan con el cuadrante de trabajo, limitar al mínimo o incluso eliminar ciertos errores a la hora de actualizar la información son sólo algunas de las ventajas que un software de gestión como e-Satellite® puede proporcionar a una empresa.