La gestión de procesos tiene un papel determinante en cualquier empresa ya que, mediante un software de gestión de procesos, garantizamos la organización en la ejecución de las acciones. Estos tipos de herramientas son extremadamente necesarias para mejorar, también, la colaboración entre equipos.

Un software especializado permite planificar y ejecutar los procesos, a la misma vez que controlar la actividad a través del registro del tiempo, entre muchas otras funciones clave para lograr la mayor rentabilidad. 

¿Qué es la gestión de procesos?

La gestión de procesos es la utilización de información, habilidades y herramientas técnicas de organización para proyectar actividades o tareas y, de esta forma, poder planificar, iniciar, ejecutar o controlar una actividad empresarial.

Un software de gestión de procesos optimiza la gestión del tiempo y facilita la realización de la actividad empresarial. Además, la gestión de los procesos crea un hilo conductor que facilita el intercambio de ideas y el entendimiento mutuo. 

A través de un software de este tipo es posible hacer un seguimiento actualizado del proceso, tener una visión general del mismo y poder establecer una relación entre la totalidad y los matices particulares de esa hoja de ruta. Esto se traduce en una actitud proactiva y no reactiva en el trabajo diario, siendo una herramienta de colaboración interna. 

Utilizar un software de gestión de procesos

Con todo esto, reunir al personal de una empresa y prepararlo para trabajar en equipo como una unidad resulta esencial para el éxito de cualquier propuesta. No obstante, sin las herramientas adecuadas, podemos estar malgastando esfuerzos en lugar de optimizarlos

Por ello, las herramientas de gestión de procesos permiten a los gestores planificar, ejecutar y gestionar sus actividades empresariales en una ubicación virtual centralizada. En esta línea, un software de gestión de procesos puede utilizarse para: 

  • Planificar y programar la actividad empresarial.
  • Asignar recursos y planificar la capacidad.
  • Presupuestar y hacer un seguimiento de los costes del negocio.
  • Realizar una gestión de calidad.
  • Almacenar e intercambiar la documentación y registros del desarrollo de la actividad.
  • Elaborar y publicar informes del negocio.
  • Analizar las tendencias y pronósticos.

Las tres C: Centralización, Coordinación y Comunicación

¿Cuáles son los beneficios de tener un software de gestión de procesos? Como hemos dicho, contar con esta herramienta resulta beneficioso para cualquier empresa independientemente de su tamaño ya que todas necesitan un método eficaz para calcular, planificar, hacer un seguimiento o entregar y facturar sus servicios. 

  1. Centralización: consigue crear un espacio de trabajo para el seguimiento y almacenamiento de documentación e información. Sin esa centralización, resultaría más complicado poder hacer un seguimiento de las tareas y las actividades empresariales. Esta visibilidad, a su vez, mejora la planificación y cálculo de emprendimiento de negocios futuros. 
  2. Coordinación: ayuda a los equipos de las actividades a coordinar tareas y automatizar el flujo de trabajo, de modo que se notifique a los miembros del equipo cuando una tarea está completa. Esto reduce retrasos además de eliminar la necesidad de que el gestor de procesos sea un intermediario. 
  3. Comunicación: la comunicación simplificada es uno de los beneficios más relevantes de este tipo de softwares. Si bien las empresas confían cada vez más en equipos remotos, trabajadores por contrato y autónomos, es evidente que cada vez es más importante que puedan comunicarse de forma efectiva con los miembros del equipo que no están en una oficina central. Esto lo conseguimos con un software de gestión de procesos basado en la nube. 

El software de gestión de procesos e-Satellite® Business Engine de Freematica 

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  • Cuadro de Mandos Integrado 
  • Indicadores personalizados 
  • Automatización robótica de procesos 
  • Herramientas de Análisis 
  • Control de cumplimiento de normas ISO
  • Estadísticas, ratios, kpi’s y control de rentabilidades 
  • Coordinación y control presupuestario y analítico

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